企業(yè)內(nèi)部控制理論的發(fā)展與啟示（五）

    若巨人集團(tuán)考慮到生物工程可能會遭受的風(fēng)險，就不會將巨人大廈的資金來源孤注一擲于生物工程；若然，“標(biāo)王”秦池就不會將自己的身家都投人廣告活動。國外對風(fēng)險評估早已非常重視。戰(zhàn)略管理中常用的“SWOT” (strength ，weakness, opportunities and threats)分析法，就是風(fēng)險分析的一種，企業(yè)應(yīng)該對內(nèi)分析自身的優(yōu)勢與劣勢，長處與短處，對外分析外界的機(jī)會和威脅，考慮自己的生存機(jī)遇。不僅企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的制定過程中要進(jìn)行“SWOT”分析，而且在企業(yè)日常的內(nèi)部控制過程中也應(yīng)該時時這樣做，才能將內(nèi)部控制目標(biāo)達(dá)不成的風(fēng)險降至最低。企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險評估一般須經(jīng)歷風(fēng)險辨別、分析、管理、控制等過程。特別要注意的是，當(dāng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時，風(fēng)險最容易發(fā)生，因此企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對環(huán)境改變時的事務(wù)管理。

　　3．設(shè)立良好的控制活動

    控制活動是確保管理階層的指令得以實(shí)現(xiàn)的政策和程序，旨在幫助企業(yè)保證其已針對“使企業(yè)目標(biāo)不能達(dá)成的風(fēng)險”，采取了必要行動。控制活動出現(xiàn)在整個企業(yè)內(nèi)的各個階層與各種職能部門，包括諸如核準(zhǔn)、授權(quán)、驗(yàn)證、調(diào)節(jié)、復(fù)核營業(yè)績效、保障資產(chǎn)安全以及職務(wù)分工等多種活動。一般而言，控制活動包括兩個要素：政策和程序。政策規(guī)定應(yīng)該做什么，程序則使政策產(chǎn)生效果，政策是程序的基礎(chǔ)。政策可能書面規(guī)定，也可能只是一個口頭的指令而已，但無論政策是否做成書面，都應(yīng)該前后一貫地、徹底地加以執(zhí)行。同時程序也不應(yīng)該只是機(jī)械地被動地予以執(zhí)行。

    控制活動是針對關(guān)鍵控制點(diǎn)而制定的，因此，企業(yè)在制定控制活動時關(guān)鍵就是要尋找關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)一般根據(jù)其經(jīng)營活動的五大循環(huán)即采購循環(huán)、銷售循環(huán)、付款循環(huán)、收款循環(huán)和理財循環(huán)等分別設(shè)計其控制活動。例如，企業(yè)的采購循環(huán)就應(yīng)注意請購單、訂購單、采購單等的授權(quán)與審批，要注意對采購的單價、質(zhì)量、數(shù)量等的審核等。

　　4．加強(qiáng)信息流動與溝通

    在談及控制環(huán)境時，我們已提出，一個良好的信息系統(tǒng)有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果。企業(yè)須按某種形式及在某個時間之內(nèi)，辨別、取得適當(dāng)?shù)男畔?，并加以溝通，使員工順利履行其職責(zé)。信息系統(tǒng)不僅處理企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的信息，同時也處理與外部的事項(xiàng)、活動及環(huán)境等有關(guān)的信息。企業(yè)的信息系統(tǒng)不僅是企業(yè)控制環(huán)境建設(shè)的一個重要方面，同時也是企業(yè)內(nèi)部控制的一項(xiàng)要素，是企業(yè)內(nèi)部控制過程的一個部分。

    如果企業(yè)能夠策略性地使用信息系統(tǒng)，則意味著該企業(yè)可能會成功，反之則否。江西一家國有企業(yè)購買了一火車槽車重油，進(jìn)廠一夜后無人驗(yàn)收，爾后這列載有近30噸重油的槽車又被當(dāng)空車返回了鐵路部門。這樣的信息溝通體系，是無法希望其內(nèi)部控制能有很高的效率和效果的。

　　一個良好的信息系統(tǒng)應(yīng)能確保組織中每個人均清楚地知道其所承擔(dān)的特定職務(wù)。每位員工都必須了解內(nèi)部控制制度的有關(guān)方面，這些方面如何生效以及在控制制度中所扮演的角色、所擔(dān)負(fù)的責(zé)任以及所負(fù)責(zé)的活動怎樣與他人的工作發(fā)生關(guān)聯(lián)等；員工需知道企業(yè)期望他們作出哪種行為、哪種行為被接受、哪種行為不被接受；員工還需知道在其執(zhí)行職責(zé)時，一旦有非預(yù)期的事項(xiàng)發(fā)生，除了要注意該事項(xiàng)本身之外，尚應(yīng)注意導(dǎo)致該事項(xiàng)發(fā)生的原因。一個良好的信息溝通系統(tǒng)不僅要有向下的溝通管道，還應(yīng)有向上的、橫向的以及對外界的信息溝通管道。企業(yè)會計系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)最為重要的組成部分。企業(yè)的會計系統(tǒng)為企業(yè)提供成本信息、營運(yùn)信息、生產(chǎn)信息、庫存信息等。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)會計系統(tǒng)及其他方面的信息溝通體系的建設(shè)。

　　5．加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督

    前已述及，企業(yè)內(nèi)部控制是一個過程，這個過程系通過納入管理過程的大量制度及活動實(shí)現(xiàn)的。因此，要確保內(nèi)部控制制度被切實(shí)地執(zhí)行且執(zhí)行的效果良好、內(nèi)部控制能夠隨時適應(yīng)新情況等，內(nèi)部控制就必須被監(jiān)督。監(jiān)督是一種隨著時間的推移而評估制度執(zhí)行質(zhì)量的過程。監(jiān)督可通過日常的、持續(xù)的監(jiān)督活動來完成，也可以通過進(jìn)行個別的、單獨(dú)的評估來實(shí)現(xiàn)，或兩者結(jié)合。

    在內(nèi)部控制的監(jiān)督過程中，有兩項(xiàng)職能發(fā)揮著重要作用。(1)內(nèi)部審計。在企業(yè)各個層級的人員中，就內(nèi)部控制而言，內(nèi)部審計人員具有極其重要而又特殊的地位。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分，也是監(jiān)督內(nèi)部控制其他環(huán)節(jié)的主要力量。在現(xiàn)代企業(yè)管理過程中，內(nèi)部審計人員被賦予了新的職責(zé)和使命。美國著名內(nèi)部控制專家邁克爾•海默教授(Michael hammer)曾說過：“內(nèi)審機(jī)構(gòu)應(yīng)將自己視為公司的一種資源。在幫助管理當(dāng)局更有效地達(dá)至預(yù)期控制目標(biāo)的過程中發(fā)揮作用。內(nèi)部審計師的使命將從簡單的‘我們實(shí)施審計’向‘我們幫助創(chuàng)建一些程序，以期達(dá)到組織成功所需要的內(nèi)部控制水平’的方向發(fā)展。”因此，審計部門的作用不僅在于監(jiān)督企業(yè)的內(nèi)部控制是否被執(zhí)行，還應(yīng)該幫助組織進(jìn)行“軟控制”環(huán)境的營造，成為內(nèi)部控制過程設(shè)計的顧問，建議管理當(dāng)局建立一種健康積極的組織文化，使成員能自覺把辦事準(zhǔn)確和職業(yè)道德放在首位。